هنگامی که یک اداره دولتی، شرکت خصوصی یا دفاتر مختلف کاری از قبیل دفتر وکالت، دفتر بیمه و انواع مغازه کسب‌وکار خود را شروع می‌کند یا تصمیم به جابه‌جایی محل کار خود می‌گیرد، نیاز به یک سری ملزومات اداری جهت استفاده کارمندان پیدا می‌کند. لوازم اداری و تجهیزات کار علاوه بر این که باعث افزایش دقت و سرعت کار کارمندان می‌شود، می‌تواند برای محیط کار زیبایی به ارمغان آورد. بنابراین پرداختن به لوازم اداری ضروری است و داشتن یک چک‌لیست از این وسایل در موقع نیاز از اتلاف وقت و سردرگمی جلوگیری می‌کند.
درباره لوازم اداری
هنگامی که صحبت از لوازم اداری می‌شود، دسته‌بندی‌های مختلفی برای آن مطرح می‌گردد. لوازم اداری را می‌توان در طبقه‌بندی کلی زیر قرار داد:
- لوازم تحریر
- لوازم فناوری
- مبلمان اداری
- اقلام مصرفی
- تجهیزات ایمنی
- لوازم اداری رومیزی
- ملزومات بایگانی اسناد
- وسایل آشپزخانه، نظافتی و بهداشتی
مبلمان، انواع میزهای کنفرانس و کمد که در دسته مبلمان اداری قرار دارند، همچنین لوازم فناوری چون سیستم‌های کامپیوتری، پرینتر، اسکنر، مودم، فلش‌مموری و در نهایت لوازم مربوط به آشپزخانه یا آبدارخانه اداره و تجهیزات مربوط به نظافت و ایمنی محل کار با این که جزو وسایل مربوط به یک شرکت یا اداره محسوب می‌شوند، در این متن مورد بحث قرار نمی‌گیرند زیرا هنگامی که نام لوازم اداری به گوش می‌خورد در واقع از مجموعه‌ای نوشت‌افزار ضروری یک کارمند صحبت می‌کنیم.
لیست لوازم ضروری اداری
در این بخش به بررسی اقلام موردنیاز یک کارمند یا مدیر اداره و شرکت خصوصی را با ذکر جزئیات مورد بحث و بررسی قرار می‌دهیم:
1- لوازم اداری رومیزی
تمامی مراجعینی که به دفاتر یا ادارات مختلف مراجعه کرده یک سری از لوازم اداری را روی میز تمامی کارمندان به صورت مشترک مشاهده می‌کنند که شامل موارد زیر است:
- پایه چسب
در ادارات و شرکت‌ها روی هر میزی معمولاً یک پایه چسب دیده می‌شود که برای قرار دادن چسب و بریدن و راحت جدا کردن آن کاربرد دارد. پایه چسب‌ها معمولاً برای چسب نواری استفاده می‌شوند.
- ماشین حساب
با وجود آن که ماشین حساب‌ها به‌خصوص انواع مهندسی برای محاسبات مهندسین، حسابداران، کارمندان بانک و معماران یک وسیله ضروری به شمار می‌آید اما وجود یک عدد از آن روی هر میز ساده از ادارات نیز واجب است.
- ست‌های رومیزی یا ارگنایزر
مجموعه‌ای هماهنگ از نظر جنس و ظاهر برای سازماندهی و مرتب کردن لوازم اداری موجود روی میز را ست اداری رومیزی می‌نامند. ارگنایزرها نیز نوعی از ست‌های رومیزی هستند که برای نظم‌دهی مجلات، پوشه‌ها و برگه‌ها استفاده می‌شود. ست رومیزی خود شامل موارد زیر است:
- کازیه
کازیه که از اقلام رومیزی اداری به حساب می‌آید برای نظم‌دهی انواع کاغذ و پرونده روی میز استفاده می‌شود. این وسیله معمولاً از جنس‌های مختلفی مانند فلز، پلاستیک و چوب ساخته می‌شود که متداول‌ترین نوع آن از جنس پلاستیک تولید می‌گردد و ۱ تا ۳ طبقه دارد.
- نگهدارنده تقویم رومیزی
نوعی پایه فلزی پلاستیکی یا چوبی که به عنوان نگهدارنده تقویم استفاده می‌شود و بخش شیار مانندی دارد که برگه‌های تقویم را در خود نگه می‌دارد، نگهدارنده تقویم رومیزی نامیده می‌شود.
- نگهدارنده پاکت نامه
به دلیل آن که تعداد نامه‌های اداری خیلی زیاد است، برای نظم روی میز اداری از نگهدارنده پاکت نامه استفاده می‌شود.
- جامدادی یا استند
جامدادی نیز در ست اداری رومیزی برای قرار دادن مداد، خودکار و روان‌نویس به کار می‌رود.
- نگهدارنده برگه یادداشت
نگهدارنده برگه یادداشت برای سازماندهی و مرتب‌سازی ظاهری برگه‌های یادداشت قابل‌استفاده است.
2- ملزومات بایگانی اسناد
فرآیندی که موجب ذخیره اطلاعات به صورت ایمن و طولانی‌مدت می‌گردد بایگانی و لوازم ریز ملزومات بایگانی اسناد نامیده می‌شود:
- زونکن
زونکن‌ها پوشه‌های بزرگ از جنس مقوا، پلاستیک یا چوب هستند که با گیره‌ای فلزی کاغذها و اسناد پانچ‌شده را در خود نگه می‌دارند، آن‌ها یکی از اقلام بسیار ضروری تمام بایگانی‌ها هستند و بسته به اندازه ممکن است ۲۰۰ تا ۵۰۰ برگ گنجایش داشته باشند.
- کلر بوک
آلبوم‌هایی از جلد سخت که برگه‌هایی با کاور پلاستیکی دارد و تمامی اسناد را مرتب و تمیز نگه می‌دارد کلربوک نام دارد که در تمام بایگانی‌ها و حسابداری‌ها از مایحتاج ضروری به شمار می‌آید.
- تقسیم‌کننده کشو
در مکان‌هایی که وسایل و لوازمی در حجم زیاد و اندازه کوچک وجود دارند وجود یک تقسیم‌کننده کشو که در آن وسایل کوچک را به صورت منظم جای داد، خالی از لطف نیست.
- انواع پاکت
ارسال نامه‌های مختلف به دیگر ادارات و شهرهای دیگر سبب می‌شود که کارمندان اداره‌ها، بانک‌ها و حتی شرکت‌های خصوصی پاکت نامه و پاکت ارسال دعوت‌نامه یا موارد مشابه دیگر را همیشه و به تعداد زیاد موجود داشته باشند.
- پوشه و گیره آن
یکی دیگر از اقلام ضروری که در تمام ادارات دیده می‌شود انواع پوشه است، همچنین گیره پوشه وسیله‌ای پر‌کاربرد بوده که برای مرتب نگه داشتن کاغذ درون پوشه استفاده می‌گردد.
- کلاسور
کلاسورها نیز به عنوان نوعی از پوشه برای بایگانی مدارک و اسناد، نگهداری کاغذها و حتی دسته‌بندی آن‌ها استفاده می‌گردد. بدنه کلاسورها از مقوا یا چرم و پارچه تولید می‌شود. وجود تعداد قابل‌توجهی کلاسور در هر اداره واجب و ضروری است.
3- اقلام مصرفی
در ادارات اقلام مصرفی به آن دسته از وسایلی گفته می‌شود که مصرف‌کننده همیشه و بر حسب نیاز یا عادت از آن استفاده می‌کند. این قسمت به طور دقیق‌تر این اقلام را بیان می‌کنیم:
- لاک غلط‌گیر
در بسیاری مواقع کارمندان به دلیل اشتباه نوشتن مطلبی در نامه‌های اداری یا محاسبات خود نیاز به استفاده از لاک غلط‌گیر پیدا می‌کنند که معمولاً این وسیله را روی میز اداری خود نگهداری می‌کنند.
- قیچی و کاتر
در کشوی هر میزی در یک اداره، وجود قیچی و کاتر جهت انواع برش و جدا کردن مدارک از یکدیگر ضروری خواهد بود.
- چسب
چسب‌ها انواع مختلفی دارند و نوع نواری، مایع و حرارتی در ادارات پرکاربردتر هستند.
- دستگاه دوخت و پانچ
دستگاه دوخت و سوزن‌های آن به همراه پانچ نیز از وسایلی هستند که در کشوی هر میز اداری یا روی میز به عنوان یکی از وسایل ضروری به‌خصوص در قسمت بایگانی مورداستفاده قرار می‌گیرند.
- پونز
پونز و انواع سوزن را نیز می‌توان یکی از پرمصرف‌ترین ملزومات اداری به شمار آورد زیرا از آن‌ها برای علامت‌گذاری روی نقشه‌ها یا متصل نمودن برگه‌ها به دیوار یا به یکدیگر مدد گرفته می‌شود.
4- لوازم تحریر اداری
این بخش مهم از لوازم ضروری اداری شامل نوشت‌افزار و لوازم تحریری می‌شود که در بین تمامی مصرف‌کنندگان اعم از محصلین، دانشجویان، مدیران و کارمندان تمام شرکت‌ها و ادارات مشترک است. در واقع وجود این وسایل در منازل و تمامی اماکن غیر‌قابل‌انکار شمرده می‌شود. این بخش به صورت تیتروار آن‌ها را یادآوری می‌کنیم:
- گرین برد
- تابلو اعلانات
- تخت وایت‌برد
- دفتر برنامه‌ریزی
- دفاتر حسابداری
- انواع مداد و پاکن
- تقویم و سررسید
- خودکار و روان‌نویس
- خط‌کش در ابعاد متفاوت
- کاغذ یادداشت و برچسب
- ماژیک معمولی و هایلایت
- انواع کاغذ در سایزهای مختلف
نتیجه گیری
اهمیت پرداختن به لیست لوازم ضروری اداری به‌قدری زیاد است که در این مقاله به بررسی ابعاد مختلف آن پرداختیم زیرا وقتی یک شرکت یا اداره راه‌اندازی و تأسیس می‌شود یا تصمیم به تغییر دکوراسیون و بازسازی وسایل خود می‌کند نیاز به یک فهرست یا لیست کاربردی خواهد داشت تا بدون اتلاف وقت و وجود تردید، بهترین نتیجه را حاصل کند. علاقه‌مندان به تهیه بهترین و البته مهم‌ترین لوازم اداری از جنس مرغوب و با کیفیت می‌توانند به سایت اینترنتی ال آی مراجعه کنند تا ضمن بهره‌گیری از محصولات برند و معتبر این فروشگاه بزرگ، از دیگر مایحتاج ضروری دفاتر خود مطلع گردند.
