اکسپندینگ فایل چیست و چه مزایایی دارد؟ قطعا اصلی‌ترین شرط برای رسیدن به موفقیت، داشتن نظم است. شما در هر مقام و موقعیتی که قرار دارید، چه خانه‌دار باشید، چه مدیر یک سازمان و چه دانش آموز باشید و چه دانشجوی سال آخر فرقی نمی‌کند. شما باید در هر صورت نظم در محیط اطرافتان را سر‌لوحه کار خود قرار دهید.
حال تصور کنید که با یک میز کار پر از کاغذ روبرو هستید و برای پیدا کردن هر تکه کاغذ کوچک باید ساعت‌ها وقت تلف کنید یا اینکه تصور کنید که تمامی اسناد و مدارک مهمی که دارید اعم از کارت شناسایی، سند خانه، ماشین و یا کاغذهای بیمه در داخل یک کشو قرار دارند و احتمال گم شدنشان بسیار زیاد است. می‌بینید که حتی فکر کردن به این موارد، شما را مضطرب و آزرده می‌کند. در اینجاست که اکسپندینگ فایل به کمکتان می‌آید. دقت فرمایید که این ابزار امکانی را به شما عزیزان می‌دهد که تمامی کاغذهای مهم زندگیتان را به صورت کاملا منظم و طبقه‌بندی‌شده نگهداری کرده و در هر زمان که اراده کردید، آن‌ها را به سرعت پیدا کنید.
اکسپندینگ فایل و مدل‌های آن
اکسپندینگ فایل را می‌توان یک نوشت افزار کاربردی دانست که با شیوه طبقه‌بندی داخلی خود و امکان اسم‌گذاری هر‌کدام از بخش‌ها، این امکان را به شما کاربران می‌دهد که مهم‌ترین اسناد، مدارک و کاغذها را در آن نگهداری کنید. به همین خاطر به آن کیف آکاردئونی نیز گفته می‌شود.
گفتنی است که اکسپندینگ فایل در دو نوع زیر طراحی و تولید می‌شود:
- اکسپندینگ فایل قابل حمل: این نوع اکسپندینگ فایل بیشتر شبیه به یک کیف مدارک بزرگی است که می‌توانید آن را به همراه داشته باشید و هر جایی که خواستید ببرید.
- اکسپندینگ فایل ایستاده: نوع ایستاده اکسپندینگ فایل را بیشتر در موارد اداری و طبقه‌بندی‌های روی میزی برای کارمندان و یا داخل کمدها به کار می‌برند.
لازم به ذکر است که اکسپندینگ فایل‌ها در انواع و ابعاد گوناگون طراحی و تولید شده است. هر کدام را برای منظور و هدف خاصی به کار می‌برند. مثلا نوع چک با سایز و مدل خاص را بیشتر در نگهداری چک‌های مهم به کار می‌برند ولی مدل کش وسط را جهت طبقه‌بندی اسناد و مدارک بزرگ همچون سند خانه و یا ماشین استفاده می‌کنند. به طور کلی می‌توان گفت که این ابزار مخصوص کسانی است که از برگه‌ها و پوشه‌های بسیار زیادی استفاده می‌کنند.
ویژگی‌های اکسپندینگ فایل
اکسپندینگ فایل‌ها دارای ویژگی‌های بسیار زیادی هستند که می‌توانند شما عزیزان را در استفاده از آن‌ها ترغیب کنند. از جمله مهم‌ترین ویژگی آن‌ها وزن سبک و قابل حملشان است. همچنین اینکه هر‌کدام از اسناد و مدارک در محفظه‌های جداگانه قرار گرفته و به سادگی دسته‌بندی و عنوان‌گذاری می‌شوند. توجه داشته باشید که با استفاده از اکسپندینگ فایل، تمامی اسناد و مدارک مهم در مقابل رطوبت، گرد و خاک و دیگر آلودگی‌ها محفوظ می‌مانند. از همه مهم‌تر اینکه شما می‌توانید به سادگی تمامی اسناد را در کنار یکدیگر داشته باشید.
با توجه به توضیحات فوق می‌توان نتیجه گرفت که اکسپندینگ فایل با ابعاد کوچک و گنجایش بالایی که دارد می‌تواند در فضایی اندک، حجم بسیار زیادی از مدارک را در خود بایگانی کند.
انواع اکسپندینگ فایل
در صورتی که قصد خرید اکسپندینگ فایل را داشتید، حتما باید به تعداد محفظه و سایز برگه‌ها دقت داشته باشید. به طور کلی می‌توان گفت که حدودا ۳۳ خانه در اکسپندینگ فایل‌ها قرار دارد. اما خب باید حین خرید، تعداد و تنوع اسناد و مدارک را نیز در نظر داشته باشید.
در رابطه با انواع اکسپندینگ فایل نیز باید گفت که در سه نوع زیر وجود دارد:
- نوع رومیزی یا دسکتاپ: این نوع اکسپندینگ فایل با توجه به عنوانی که دارد، در داخل کمد، روی میز و یا در داخل اتاق کار قابل استفاده است.
- نوع کیفی یا قابل حمل: این مدل اکسپندینگ فایل نیز به صورت کیفی به جنس چرمی، پارچه‌ای و یا پلاستیکی طراحی شده و اسناد را به راحتی جابجا می‌کند. گفتنی است که درب این نوع اکسپندینگ فایل‌ها از نوع کش‌دار است.
- نوع پرزنت یا ارائه: این نوع اکسپندینگ فایل در زمان‌هایی که قرار است اسناد و مدارک خاصی را برای جلسه با خود حمل کنید مناسب می‌باشد. اگر در کنفرانس‌ها و جلساتی بخصوص از این مدل استفاده می‌کنید، می‌توانید از دفترچه یادداشت‌های مخصوصی که در داخلشان تعبیه شده نیز بهره بگیرید و یا کارت‌های مخصوص ویزیت، حلقه‌های فیلم و یا فلش‌های مهم خود را در داخل آن قرار دهید.
موارد کاربرد اکسپندینگ فایل
در ادامه سعی داریم مهم‌ترین موارد کاربرد اکسپندینگ فایل را به شما علاقمندان به صورت مجزا معرفی کنیم:
- دسته‌بندی اسناد: یکی از مهم‌ترین کاربردهای اکسپندینگ فایل، دسته‌بندی اسناد، مدارک و برگه‌های مهم کاری است. اکسپندینگ فایل این امکان را به شما می‌دهد که اسناد مشابه را در کنار یکدیگر نگهدارید. همچنین در پیدا کردن اسناد مد‌نظرتان تا حد امکان در وقت صرفه‌جویی نمایید.
- ایجاد فایل پروژه یا مشتری: اگر شما نیز جز آن دسته از افرادی هستید که بر روی چندین پروژه مختلف کار می‌کنید و یا با مشتری‌های متعددی سر و کار دارید، قطعا ایجاد یک بخش جداگانه برای هر پروژه بسیار مفید و موثر است. بدین صورت که تمامی اسناد و مدارک مربوط به یک پروژه را در یک مکان و در کنار هم قرار دهید و آن بخش نگهدارنده را با عنوان پروژه در بالای فایل برچسب‌گذاری کنید.
در سازماندهی محیط‌های کاری
- مدیریت هزینه‌ها: یکی دیگر از دلایل محبوبیت اکسپندینگ فایل، پیگیری هزینه‌های صرف شده است. بدین صورت که اکسپندینگ فایل را به بخش‌های گوناگون ذخیره رسیدها، قبض‌ها، صورت حساب‌ها و … در نظر می‌گیرند و در نهایت می‌توانند موارد گوناگون مالی همچون هزینه‌های مربوط به سفر، لوازم اداری، هزینه‌های مربوط به کارکنان و … را به راحتی هرچه تمام‌تر مدیریت کنند.
- سازماندهی با توجه به تاریخ: یکی دیگر از دلایل بکار‌گیری اکسپندینگ فایل، سازماندهی اسناد بر اساس تاریخ است. این ویژگی در صورتی مفید واقع می‌شود که اسنادی بسیار حساس نسبت به زمان را در اختیار دارید. از جمله این اسناد می‌توان به صورت حساب‌ها و یا فاکتورها اشاره کرد.
قرار ملاقات‌ها و یا جلساتتان
- مدیریت کارهای روزمره و هفتگی: معمولا اکسپندینگ فایل‌ها دارای یک جیب در قسمت جلویی خود هستند. می‌توان از آن جهت نگهداری برخی کاغذهای کوچک یادداشت و یا سایر اقلام مربوط به نوت‌برداری استفاده کرد. شما عزیزان می‌توانید از این جیب جهت نگهداری فهرست کامل اعمال روزانه و یا هفتگی خود استفاده کنید. به طور همیشگی وظایف مهم مربوط به خود و یا اطرافیانتان را یاد‌آوری کنید. در نتیجه می‌توان گفت که این ابزار در اولویت‌بندی کارها و فعالیت‌ها نیز به شما کاربران گرامی کمک شایانی خواهد کرد.
- قابل حمل بودن: اگر شما نیز تمایل دارید که اسناد و مدارک مهمتان را همیشه و در هر زمان به همراه داشته باشید، سعی نمایید از یک اکسپندینگ فایل قابل حمل استفاده کنید. معمولا مدل‌های نگهدارنده قابل حمل به شکل کیف هستند و در اندازه‌های گوناگون طراحی و تولید می‌شوند. در نتیجه می‌توانید تمامی اسناد مهم خود را به هر جایی که تمایل دارید ببرید و از امنیت آن‌ها مطمئن شوید.
سخن پایانی
با توجه به توضیحات بالا می‌توان گفت که تهیه یک اکسپندینگ فایل در ابعاد و حجمی متناسب با توجه به حجم مدارکی که نیاز به طبقه‌بندی و نگهداری دارند، برای هر شخصی ضروری است. همچنین اینکه اشاره کردیم که اکسپندینگ فایل‌ها به فرم آکاردئونی بوده و معمولا دارای برچسب‌هایی قابل تغییر هستند. شما عزیزان می‌توانید این برچسب‌ها را بر اساس حروف الفبا نام‌گذاری کنید.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه و ثبت سفارشات خود کافی است از طریق فروشگاه اینترنتی ال آی اقدام کرده و انواع متنوع اکسپندینگ فایل‌ها را در ابعادی مختلف و حجم‌هایی متنوع خریداری نمایید.
